Jednolity Plik Kontrolny – nowy obowiązek przedsiębiorców!

W ostatnim czasie wśród przedsiębiorców dość głośno jest o Jednolitym Pliku Kontrolnym zwanym JPK. Wciąż zadawane są pytania, których przedsiębiorstw JPK dotyczy i od kiedy obowiązuje. Jednolity Plik Kontrolny jest zbiorem danych księgowych, posiadających ustandaryzowaną strukturę i format, stworzony w oparciu o programy do prowadzenia księgowości. Powstaje on poprzez eksport danych, zawierających informacje o operacjach gospodarczych wykonanych w danym przedziale czasowym. Generuje się go w formacie XML, pozwalającym na jego łatwe przetwarzanie. JPK to więc nic innego jak dodatkowa ewidencja gromadząca i porządkująca dane według wyznaczonego systemu. Struktury te obejmują : księgi rachunkowe – JPK KR, wyciąg bankowy – JPK WB, magazyn – JPK MAG, ewidencję zakupu i sprzedaży VAT – JPK VAT, faktury VAT – JPK FA, podatkowa księga przychodów i rozchodów – JPK PKPIR, ewidencja przychodów – JPK EWP.

Przekazywanie danych w postaci elektronicznej na prośbę organów Kontroli Administracji Skarbowej odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, zapewniających bezpieczeństwo, wiarygodność i niezaprzeczalność danych zawartych w księgach. Dotąd obowiązujące przepisy nie definiowały dokładnej formy przekazywania danych organom kontroli skarbowej. Dane przekazywano elektronicznie, ale w różnych formatach, co uniemożliwiało ich porównywania i zestawiania. Paraliżowało to pracę urzędnikom i pochłaniało ogromną ilość czasu. Rozwiązaniem tego problemu stał się właśnie Jednolity Plik Kontrolny. Jego podstawowym zadaniem jest usunięcie bariery elektronicznej w przekazywaniu danych, co pozwoli na skrócenie czasu kontroli oraz obniżenie kosztów. W większości przypadków przekazanie pliku będzie wiązało się z dokonaniem czynności sprawdzających, po których kontrola u podatnika nie będzie konieczna. Wgląd organów administracji skarbowej do przejrzystych danych pozwoli na sprawne wyszukanie błędów, co daje szansę na efektywne przeciwdziałanie wyłudzeniom podatku VAT czy unikaniu opodatkowania. Dodatkową korzyścią jest ujednolicenie procedur kontrolnych i sprawdzających, co da szansę efektywniej zarządzać zespołami prowadzących kontrolę. Aby JPK spełnił swoje zadanie, do nowych wymogów muszą dostosować się wszyscy przedsiębiorcy. Wszystkie programy księgowe w firmie muszą mieć możliwość eksportu danych dotyczących wszystkich operacji księgowych w danym okresie. Przedsiębiorstwa zobligowane są przekazywać pliki JPK na żądanie organów podatkowych w jednym z dwóch terminów: od 1 lipca 2016 r. – duże podmioty, od lipca 2018 r. – mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. Bezwzględny obowiązek comiesięcznego przesyłania JPK organom kontroli skarbowej mają przedsiębiorcy prowadzący ewidencję zakupu i sprzedaży VAT. Od 1 lipca 2016 roku zobowiązane są do tego duże podmioty, od 1 stycznia 2017 – małe i średnie, natomiast od 1 stycznia 2018 – mikro przedsiębiorcy. O tym czy dana firma jest dużym, średnim, małym, czy mikro przedsiębiorstwem decyduje średnia liczba zatrudnionych w danym roku pracowników, roczny obrót netto ze sprzedaży oraz suma aktywów bilansu. Te trzy parametry określa się na podstawie dwóch ostatnich lat działalności. Aby sprostać wymogom wynikającym z nowych przepisów najprościej byłoby wyposażyć się w program umożliwiający łączenie plików JPK pochodzących z różnych miejsc i dowolnych systemów księgowych lub sprzedażowych oraz przesyłanie go organom podatkowym w formie elektronicznej. Takim właśnie programem jest JPK Link stworzony przez Biuro Informatyki Stosowanej FORMAT. Program JPK Link, połączy różne bazy w jeden plik JPK, w którym każdy dokument będzie wykazany w osobnej pozycji. Warunek jest jeden – wszystkie programy księgowe, w których wytwarzane są te dokumenty muszą mieć możliwość utworzenia pliku JPK w aktualnej strukturze XML określonej przez ministerstwo finansów. Program obsługuje także plik JPK VAT, którego comiesięczna wysyłka jest obecnie obowiązkiem większości przedsiębiorców. Dodawanie plików źródłowych w programie JPK Link jest bardzo proste. Umożliwia on scalanie plików JPK w module Scal JPK. Użytkownik oznacza, gdzie znajdują się te pliki (na dysku, na pendrive, w zasobach sieciowych itd.), a następnie korzysta z funkcji Dodaj bądź przeciąga je na pulpit programu. Dołączenie plików do programu bądź łączenie JPK nie skutkuje żadną ingerencją w te pliki. Pozostają one w swojej lokalizacji w takiej formie jak dotychczas. Program JPK Link™ lokalizuje jedynie ich położenie. W programie JPK Link™ możesz bez problemu zweryfikować, czy pliki otrzymane z różnych systemów, pochodzące od różnych producentów i utworzone w różnych lokalizacjach są prawidłowe. Jeśli weryfikacja poszczególnych plików i całej Grupy przebiegła pomyślnie, wówczas można przystąpić do scalania Grupy używając funkcji Scal. Po chwili pojawi się komunikat świadczący o prawidłowo przygotowanym złączonym pliku i można przystąpić do jego wysyłki.

Cały proces tworzenia jednego pliku JPK i jego wysyłki odbywa się w kilku łatwych krokach: wskazanie plików JPK, weryfikacja plików, scalanie plików, podpisanie scalonego pliku kwalifikowanym podpisem elektronicznym, wysłanie scalonego pliku, pobranie Urzędowego Poświadczenia Odbioru (UPO). Program JPK Link jest dedykowany dla jednostek budżetowych, firm wielooddziałowych i biur rachunkowych. Do obsługi programu jest konieczny system Windows 7 lub wyższy. JPK Link to program funkcjonalny i godny polecenia. Każdy przedsiębiorca z pewnością będzie usatysfakcjonowany użytkując go.